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塗料販売店向け販売管理システムならPaintnote
↑詳細は画像をクリック↑昨今ペーパーレス化やテレワークなど働き方改革が進んでいるのを背景として、業界を問わず業務のシステム化が普及してきています。
特に塗料販売業務においては、扱う商品数が膨大であり、各得意先ごとに売値が細かく変動するなどの管理上の難しさがあることから、販売管理システムを用いて業務の効率化・生産性向上を図る会社様が増えています。
当記事では塗料販売店でつかえる販売管理システムについてまとめておりますので、販売管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
販売管理システムとは
販売管理システムとは、受注・売上管理、発注・仕入管理、在庫や各種データ管理業務などを効率化し、自社の商品やサービスを販売して売り上げを立てるという企業活動の根幹を支えるシステムです。
販売管理システムがカバーする範囲は広く、見積、受注、出荷、仕入れ、検品、請求、入金などの販売の流れに沿って発生する各種業務だけではなく、それに紐づく各種マスターデータの管理や倉庫・在庫管理、さらには経営分析のための各種データ書出し機能などが付随している場合もあります。
カバーする範囲が広い分、機能が多いが故に導入後の定着にもある程度の時間と労力がかかりますが、自社の業務にピッタリ合うものを導入・定着できれば、大きく生産性を向上させられる可能性を秘めています。
販売管理システムの必要性
上記のような背景から、近年販売管理システムを導入する塗料販売店が増えています。
特に塗料販売業務における販売管理システムが必要とされている主な理由は次の通りです。
生産性が上がり、働き方改革が実現できる
塗料販売において、他の卸売りにはない業界ならではの業務が複数あり、それらが業務を煩雑にしています。
例えば、塗料が色によって多数の商品に派生したり、ローラーや刷毛も号数やインチ数などで細かく別れることから、管理している商品点数が数万点と非常に多くなっています。それらの商品を紙の台帳やExcel、または頭の中でのみ管理するというのは非常に困難でしょう。
また、得意先や現場ごとに販売価格が細かく異なるというのも大きな特徴です。上記のように商品点数が非常に多い中、さらに得意先や現場ごとの価格を管理するというのは非常に複雑です。
販売管理システムを運用することで、それらのデータを全て一元管理でき、商品情報や価格参照も手間なく実行することが可能になります。ひいてはそれらのデータをもとに納品書や発注書など各種帳票を作成するなど、生産性向上を実現できます。
得意先への応対業務の質が上がる
塗料販売店は日々得意先からの多くの質問や発注に対応しています。以前頼んだ塗料の価格を教えて欲しい、特定の塗料の在庫はあるか、納品スケジュールはどうなっているかなど。
そういった質問に対し、担当営業が頭の中にある情報で即答できる場合もあれば、そうでない場合もあります。また、担当営業ではなく社内の事務員に電話がかかってくる場合も。
販売管理システムにデータをしっかり蓄積しておけば、担当営業でなくてもそういった質問に対応可能であり、得意先への応対業務の質向上が見込めるでしょう。
事業の拡大や、顧客への価値提供に集中できる
事業拡大を積極的に考えている塗料販売店の場合、事業規模の拡大と共に取引先が増え、ひいては全体の受発注や扱うデータの数も増加します。
事業が急成長しているにもかかわらず、それら受発注管理やデータ管理に紙媒体の台帳やExcelを使い続けていると、各種帳票作成に時間を割かれたり、売上や仕入金額集計・検索に時間がかかったりと効率が悪いです。それだけでなく、情報が各営業マンや事務員に偏って蓄積されていくので、情報の属人化が進んでいく可能性が高くなります。属人化が進むと、担当が休暇や退職した際に業務に支障が出たり、新人教育の体系化が難しくなります。
また、たとえ事業拡大志向がない場合でも、上記と同じような状態が起こる可能性があります。そうすると事務作業に忙殺され、得意先への価値提供の時間が取れなくなったり、事業承継の際に蓄積してきた資産を引き継ぎきれない可能性が出てきます。
販売管理システムの主な機能
受注・売上管理
得意先とのやりとりに関する情報蓄積・帳票発行などを行います。
受注した際に売上登録をし、出荷管理や、値段の記載されていない送り状や納品書などを発行します。
また、締め日には得意先ごとの請求書を発行し、入金がいくらあったかの入金管理を行えます。
発注・仕入管理
仕入先とのやりとりに関する情報蓄積・帳票発行などを行います。
発注した際に仕入登録をし、検品や、発注書の発行などをします。
また、締め日には仕入先ごとに送られてくる請求書を確認し、請求管理や出金管理などを行えます。
データ管理
上記の管理の中で、得意先、仕入先、商品などのデータが多数出てくるので、それらを管理するマスターデータの機能が用意されています。例えば得意先だと、名称や住所などの基本情報だけでなく、締め日や支払いサイトなどの請求情報、納品先情報なども一元管理できます。
またその他、倉庫データや在庫データ、決済方法のデータなどまで細かく管理できる場合もあります。
さらに経営者の方には嬉しい経営分析機能を持った販売管理システムもあります。単純に売上などの生データなどをCSVで書き出せるだけのもの（その後Excelなどで整形する必要あり）の場合もあれば、すでに整形された形で出力されるものもあります。日々売上・仕入データを入力しているからこそ、いつでも経営データ分析が可能になるのも、販売管理システム導入の良い点です。
販売管理システム導入の懸念点
販売管理システムの良い点をご紹介してきましたが、一方で導入の失敗例も多くあるものです。
ここでは導入に際しての懸念点をまとめております。
準備コストがかかる
社内業務フローを見直し、販売管理システムをどのようにその業務フローを組み込んでいくかなどの運用ルールなどを設定するため、初期の準備コストがかかります。また、既存の業務に慣れている社員や特に高齢な社員に対してシステムを使ってもらうための教育コストもどうしてもかかってしまいます。
こういったコストは避けられないものですが、導入・定着後にそれを上回るメリットが望める場合はかけるべきコストかもしれません。
運用の定着に時間がかかる
運用が定着するまでは、社員への勉強会を実施したり、旧来業務との併用期間が存在したりと、特に担当者を中心に今までなかった業務負担がかかってきます。それらが発生している期間に関しては、販売管理システムを導入する以前よりむしろ業務量が増えてしまう可能性があります。
しかしその期間を乗り切って定着化してしまえば、業務負荷は一気に解消されるかもしれません。定着までの期間をどれだけ短くできるか、システムベンダーの助けも借りながら工夫して進めていく必要があります。
販売管理システムの選び方
クラウド型かオンプレミス型か
クラウドサービスとは、インターネット上で利用することのできるサービスのことです。2000年ごろから徐々に出始めましたが、近年はインターネット、スマホの利用拡大にともない、クラウドサービスが主流となってきました。
一方オンプレミス型とは、自社でサーバーを用意し、パソコンに直接インストールして利用することのできるサービスのことです。インターネットが発展する以前は、このオンプレミスサービスが主流でした。
クラウド型とオンプレミス型の違いについて、概要は以下の通りです。
一長一短ですので、自社に合った方を選ぶ必要があります。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
| 使用機器 | インターネットが利用可能な環境であれば、機器を選ばない（マルチデバイス）。パソコン以外にも、スマホやタブレットでも操作可能。 | ソフトウェア等をインストールしているパソコン等のみ。 |
| 保守等費用 | 月額料金のみで、別途保守費用等なし。 | 毎月、保守費用がかかることが主流。 |
| 料金体系 | 月額料金のみで、リース契約不要。 場合によっては数年プランの縛りあり。 | 買取型のため、一括払いまたはリース契約の必要あり。 |
| 更新 | OS（Windows等）のバージョンアップ等、なにか変更があった場合、システムを更新する必要がない。更新費用不要。 | OS（Windows等）のバージョンアップ等、なにか変更があった場合、更新をする必要がある。またその際、更新費がかかる。 |
| アップデート | ユーザーの声をもとに頻繁にアップデートが実行される。新機能の追加があっても更新や追加コスト支払いの必要なく、同じ料金体系のまま利用可能。 | 基本数年単位のアップデート周期。 新機能を追加する等があった場合は、更新・追加費用等がかかる場合がある。 |
| 解約 | いつでも解約可能。違約金等は設定していない場合が多い。 | 解約しても一括で支払った代金は返金されない。解約してもリース契約は残る。 |
| 速度 | 利用中のネット環境に左右される。 | 安定して早い。 |
| カスタマイズ | オンプレミス型ほど柔軟なカスタマイズはできず、サービスに業務フローを合わせる場合が多い。 | 別途料金はかかるが、柔軟にカスタマイズ可能。 |
クラウドとオンプレミスの違いについてはこちらの記事に詳細を記載しています。
なお、私たちPaintnote株式会社が提供する塗料販売店向け販売管理システム「Paintnote」や、現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」は、クラウドサービスに分類されます。
汎用型か業界特化型か
販売管理システムには、多くの業界で使える汎用型のものと、塗料販売の業務に最適化している業界特化型のものがあります。
汎用型を提供している会社は上場しているような大規模な会社が多く、歴史も長いため信頼があったり付属のサポートも充実しておりますが、塗料販売ならではの業務に最適化しているわけではありません。そのため汎用型のソフトを、追加の開発費を支払って自社業務フローに合わせるためのカスタマイズをする必要があるなど、初期費用が多くかかる場合があります。
一方で業界特化型のシステムは、あらかじめ塗料販売ならではの業務に特化して機能を作り込んでいるため、特段カスタマイズをする必要なく導入することが可能です。営業やカスタマーサポートも業界事情や知識にある程度精通していることが多く、それらを考慮したサポートが受けられる場合もあります。
サポートはしっかりしているか
販売管理システム導入の懸念点の項で説明した通り、販売管理システムを導入し定着するためにはある程度の労力がかかってしまいます。定着までの道のりを自社のみで行うこともできますが、やはりシステムベンダーからの導入サポートがどれだけ手厚いかも判断の一つになるでしょう。
また、導入時だけではなく、運用が定着した後も同様にサポートが必要になる場面がたびたび発生します。特にクラウド型サービスの場合、違約金なく解約ができるという性質上、システムベンダーは解約をされないようにサポートを徹底し、ユーザー満足度を高めようとする力が働きます。そのため質問があった時のみ応える受動的なサポートだけでなく、ベンダー側から働きかけるような積極的サポート体制を敷いている企業もあります。
業務効率化におすすめの塗料販売店向け販売管理システム７選
Paintnote – Paintnote株式会社
- 業界特化型
- クラウド型
Paintnoteは塗料・塗装業界特化のベンチャー企業であるPaintnote株式会社が開発・運営するクラウド型販売管理システムです。
塗料販売店実務に即した形で作成されており、以下のような特徴があります。
- 受注票への記入、売上登録、仕入登録、発注書作成と、何度も同じ商品情報を記入する手間を削減し、一度の入力で完結。
- 営業が外出先でスマホやタブレットから過去単価や在庫情報を確認でき、さらにその場で受注登録ができるので事務への電話が不要に。
- システム上で自動発行した発注書を、インターネットFAX機能でそのまま送信も可能。
ユーザーからフィードバックをもとにほぼ週単位でアップデートを実施しており、日々進化しています。
また、同社はPaintnote EDIという塗料販売店向けのクラウド型受発注システムも開発・運営しています。そちらの特徴は以下の通りです。
- 大手塗料メーカーが保有するEDIのようなもので、塗料販売店と塗装店間の受発注をシステム上で効率化。
- PaintnoteとPaintnote EDI双方を導入すると、EDI受注の商品に関しては販売店が手入力する必要が完全０に。
Paintnote EDIはただ受発注ができるだけでなく、WEBチラシのような形で販売促進ツールとしても活用ができます。
さらにLINEのようなメッセージ機能で、得意先とのコミュニケーションを一元化することも可能。
NEW WAVE – 株式会社兼六コンピューターサービス
- 業界特化型
- オンプレミス型
NEW WAVEは、塗装・塗料業界に特化した独立系ソフトハウスである兼六コンピューターサービスが提供する複数商品の内の1つです。
多くの塗料販売店での導入実績があり、塗料業界専門で行っているからこそ、以下のような強みを持っています。
- 業界のノウハウに精通し、他業種では考えられない膨大な商品点数や現場特価など、多様なニーズにフレキシブルに対応可能。
- パソコンに不慣れな方や新人でもサクサク使えて見やすい画面構成。
- 操作指導からメンテナンスまで万全のリモートサポート体制を保有し、ユーザーの安心運用を実現。
販売管理システム以外にも、複数製品ラインナップを揃えており、中には得意先へ提案できるものも含まれます。
- カラーシミュレーションシステム「COLOR express」
- 面積算出システム「計測express」
- 見積・請求システム「THE 工事くん」
- 工事台帳管理作成システム「台作くん」
さらっと販売管理 – 株式会社日本データコントロール
- 業界特化型
- クラウド型
さらっと販売管理はクラウド型で提供される塗料販売店特化の販売管理システムであり、以下の2つの強みを保有しています。
- 過去の単価確認や請求書作成などにおける「カンタン操作」、パソコンに不慣れな方でも入力が楽に行えるような工夫がされています。
- クラウド型の特徴を活かし、インターネットに繋ぐだけですぐに使えるようになる「ラクラク導入」。
以下の業務の流れに対応しているため、全ての業務を一気通貫で行うことができます。
- 見積処理：得意先からの見積依頼内容を入力（見積書発行）
- 売上処理：得意先からの注文内容を入力（売上伝票・受領書・納品書発行）
- 請求処理：得意先の締日毎に請求書を印刷（請求書発行）
- 入金処理：得意先からの入金内容を入力
- 統計情報：以下の各種表を発行可能
- 売掛残高表：得意先ごとの売掛残高や回収率などを確認可能
- 売上実績表：1ヶ月の売り上げや累計情報
- 入金内訳表：得意先や銀行ごとの入金内訳を確認可能
無料お試し版もあるため、気になった場合はまずは使用感を確かめてみることもでき、導入前後の齟齬をなくすことができます。
スーパー塗料 – ニューマネジメントシステム株式会社
- 業界特化型
- オンプレミス型/クラウド型
スーパー塗料を開発しているニューマネジメントシステム株式会社は、塗料販売店向け専用システムを手掛けて約30年と歴史が長く、多くの塗料販売店でシステムが活用されています。
多くの塗料販売店での導入実績があり、塗料業界専門で行っているからこそ、以下のような強みを持っています。
- 業界特化型なので、一般的な汎用システムには対応できない業界特有の商慣習に標準対応。
- 担当者も業界専任であり、業務の全容を把握したうえでのシステム提案をもらえて安心。
- 導入後も業務改善・効率アップにつながる運用管理の指導や協力支援など継続フォローアップ。
特化システムを長く提供している強みを活かし、システムを最大限活用するための業務フローの改善提案といった付随サービスも受けられます。
また、オンプレミス型だけでなく、クラウド型でのシステム提供もあり、自社にあった形を柔軟に選択ができます。
楽一 – カシオ計算機株式会社
- 汎用型
- オンプレミス型/クラウド型
楽一はカシオ計算機株式会社が提供する、小規模事業者の経営を支援する販売管理をコアとした業務システムです。
母体が大きく、多くの業界で提供しており、さらに累計11万件の販売実績があります。
特徴としては以下の3点があります。
- ハード・ソフト・サポートが一体となった「楽一」、自社のPCで利用できる月額制の「楽一EZ」の2つから合ったものを選べる。
- 伝票がそのまま画面にでるので、初めての方でも使いやすい操作性がある上、「気づき」や「分析」の機能を保有。
- 初期設定や操作指導、電話対応など安心して利用できるお客様をサポート・サービスを用意。
塗料業界特有の商習慣に合わせるためのカスタマイズが必要になるか、または自社業務フローをシステムに合わせにいく必要はありつつも、
大企業が提供しており、かつ導入実績も申し分ないので安心して活用することができます。
商奉行 – 株式会社オービックビジネスコンサルタント
- 汎用型
- オンプレミス型/クラウド型
商奉行は株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する、自社に合わせて運用できる販売管理ソフト・販売管理システムです。
パッケージでありながら、さまざまな企業で必要とする固有の業務にも柔軟に対応することが可能であり、自社の業務に合わせて運用できる点に特徴があります。
特に以下のような課題感をお持ちの場合におすすめです。
- 今の業務プロセスを変更したくない。
- Excelで管理している業務がある。
- 自社の業種、業態にあった運用をしたい。
- 販売情報をもっと活用したい。
- 今後の消費税改正対応に不安がある。
ホームページから、全30ページにわたる紹介資料をダウンロード可能なので、気になった方はそちらから詳細を確認いただけます。
商魂DX / 商管DX – ピー・シー・エー株式会社
- 汎用型
- オンプレミス型/クラウド型
商魂DX / 商管DXはピー・シー・エー株式会社が提供する、販売管理・仕入・在庫管理ソフトです。
販売業務のフローに対応したPCA商魂DXと、仕入在庫管理業務のフローに対応したPCA商管DXでデータを共通管理し、販売促進をサポートします。
ポイントは以下の通りです。
- 販売・仕入・在庫管理の効率化。
- 柔軟な連携対応。
- 安心のサポート&セキュリティ。
- 各種決済における手数料管理に対応。
- 入金・支払に対して幅広い条件に対応。
- 細かい単価計算が可能。
- 定期的なタスクを最適化。
- ロット管理にも対応。
機能が多い分、どのように使いこなすかで初期の体制構築にコストはかかるかもしれませんが、柔軟に自社の業務フローに合わせられます。
お客様である塗装工事や防水工事業者様で使える、スケジュール管理アプリについては以下で紹介しております。
https://saposuke.jp/media/schedule-15
自社に合った販売管理システムの導入を
各サービスをご覧いただいたように販売管理システムには、クラウド型かオンプレミス型かの違いや、業界特化か汎用型か、カスタマイズへの柔軟性などが異なります。
せっかくシステムを導入するのであれば、当然もっとも自社にとって使いやすいものを選ぶべきでしょう。販売管理システムを選ぶ際は、まず自社の業務フローの明確化、その中でどの部分に特に課題を抱えているかを洗い出すことをおすすめします。課題をもっとも解決できそうな販売管理システムはどれだ？という1つの基準を持ってシステムを見比べると、自社にピッタリなものが見つかりやすくなります。
皆様も是非、自社に合ったサービスの導入で販売管理業務の効率化を図り、生産性をあげていきましょう。
