Googleドキュメントとは?Wordよりも便利でおすすめな理由
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Tyan
こんにちは!Tyanです。

Googleドキュメントとは?

GoogleドキュメントとはアメリカのIT大手Googleが提供するドキュメント作成ツールのことです。インターネットブラウザー「Chrome」内で動作するWebアプリケーションであり、従来のオフラインで利用するテキストエディタに比べて様々な利点があります。3つほど注目すべき特徴を紹介します。

Googleが提供する文章作成ツール

Googleドキュメントは世界を代表する大企業Googleが運営しています。Googleは2020年における時価総額ラインキングで世界5位に入るほど巨大な企業で、IT関連事業以外には自動運転事業にも力をいれています。アップル、フェイスブック、アマゾンと並んで次代を担う企業とも評価されています。

Google アカウントがあれば無料で利用することができる

GoogleドキュメントはGoogleのアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。アカウント以外に利用するために必要な条件は「Webブラウザーが利用できること」「インターネットに接続されていること」だけです。
Windows・MAC・LINUX・Chrome OSと主要なオペレーションシステム全てで動作するため、一度使い方を覚えればどこでも利用できます。

クラウド上に保存されるので人との共有も簡単

ドキュメントの共有は簡単かつ柔軟にできます。共有する範囲を「自分のみ」「特定のアカウントのみ」「制限なし」それぞれに設定可能です。会社が学校で特定のグループと資料を共有するのに活躍してくれます。

GoogleドキュメントとWordの違い

GoogleドキュメントとWordの一番の違いはアプリケーションのタイプです。GoogleドキュメントがWebアプリなのに対して、Wordはスタンドアロンアプリケーションです。Googleドキュメントはネットに接続されていないと本来の機能が利用できませんがWordはオフラインでも文章編集機能のほとんどが使えます。ネットに接続されていない場合、Googleドキュメントの利便性は大きく低下します。

提供形態

GoogleドキュメントはWebアプリケーションとしてのみ提供されています。スタンドアロン形式では配布されていません。利用するためにはWebブラウザーが欠かせません。
Wordはスタンドアロンアプリケーションとして販売されていますが提供形態はパッケージ版とオンライン版があります。また、パソコンに最初からインストールされた状態で販売されることもあります。

保存容量

Googleドキュメントに保存できる文章ファイルの最大サイズは1GBで、合計のファイルサイズは10GBになっております。これ以上のファイルサイズを扱いたい場合はGoogleドライブの有料プランを契約する必要があります。
Wordで保存できるファイルの最大サイズは32MBです。読み込める文章ファイルの最大サイズも32MBに制限されています。

価格

Googleドキュメントは無料で利用できます。機能や利用可能期間に制限はありません。いつまでも全ての機能を利用可能です。ただし保存できるファイルの総量を10GB以上にする場合はGoogleドライブの有料プランに加入する必要があります。
Wordはパッケージ版が16,280円でオンライン版は15,074円で提供されています。

フォント

WordではWindowsにインストールされているフォントを全て利用かのうです。インターネットで販売されているフォントから無料配布されているものまで、Windowsにインストールすれば全て利用できます。
Googleドキュメントも利用したいフォントをいつでも追加することが可能です。

安定性

通常の文章作成作業においてはGoogleドキュメントとWordのいずれも安定して動作します。どちらを利用しても大きな不満を感じることはありません。ただし、Googleドキュメントはブラウザの内部で動作するWebアプリケーションであるため、閲覧している他のページでエラーが生じた場合に巻き込まれて一緒にクラッシュする危険性があります。

処理速度

GoogleドキュメントはWebアプリケーションであるためスタンドアロンで動作するWordに比べて動作スピードの面でいささか劣っている部分があります。しかし、ほんのわずかな違いなためタイピングスピードが非常に早いプロのライターくらいしか気になりません。音声入力で文章を作成する場合、処理速度の関係は逆転します。Googleドキュメントの方がスムーズかつ高速に音声をテキストに変換してくれます。

自動保存

GoogleドキュメントとWordのどちらも自動保存に対応しています。しかし、両者は保存する場所やタイミングが異なります。Googleドキュメントは入力があった直後にデータがオンライン上のデータベースに保存されます。そのためPCが壊れても文章データは無事です。
Wordの自動保存機能は一定時間が経過するたびに行われます。文字を打ち込んだ直後は保存されません。

サポート

Googleドキュメントでトラブルが起きた場合の問い合わせ先は基本的に掲示板です。掲示板の問い合わせに応えてくれるのはGoogleの関係者よりも一般ユーザーの場合が多いです。ユーザー同士の助け合いの側面が強いです。Wordも一般ユーザーは掲示板サポートになります。法人の場合は電話サポートが受けられます。

Googleドキュメントのメリット

Googleドキュメントは文章作成ツールとして様々なメリットがあります。しかし、いくつかのメリットは利用者にもあまり知られていません。Googleドキュメントを最大に活用できるよう、知っておくべきメリットを紹介します。

無料で使える

Googleドキュメントは柔軟な共有機能や感度の良い音声入力など数多くの便利機能を提供しているにもかかわらず無料で利用できます。世界的なドキュメント作成ツールとして知られるマイクロソフトのWordは安くても約15,000円です。基本的にブラウザさえあれば使えるGoogleドキュメントは破格と言ってもいいほどお得なツールです。

Wordと機能がほぼ変わらない

無料で使えるGoogleドキュメントですが機能は圧倒的市場シェアを持つWordと大きな差がありません。文章の装飾から画像やリンクの挿入、誤植チェック機能、そして音声入力機能など文章作成ツールに欠かせない機能のほとんどをカバーしています。無料でここまで機能を備えるドキュメントツールは他にありません。

インストールが不要

GoogleドキュメントはWebアプリケーションですからインストールが不要です。Webブラウザーが利用でき、Googleアカウントを持っている方であれば、GoogleドキュメントのWebページにアクセスするだけですぐ利用できます。Webアプリケーションを利用する場合によくある登録手続きもありません。ディスクスペースを消費せずに利用できるため小型ノートPCでも気軽に使えます。

スマホでも気軽に閲覧できる

Googleドキュメントはブラウザーが利用できるデバイスであれば、どんな環境でも動作します。AndroidやiPhoneといった主要スマートフォンでもWebブラウザを開いてGoogleドキュメントのページを開けば文章を作成できます。ただし動作が重いのでスマートフォンで利用する場合は専用のアプリを利用することをおすすめします。

他の人との共有が簡単にできる

Googleドキュメントはオンラインで作成した文章を知人友人および会社の同僚と共有できます。やり方は簡単です。文章作成画面の右上にある「共有」と書かれたボタンをクリックするだけです。共有できる相手が文章ファイルに対して行える操作も設定できます。

パソコンが壊れてもデータが消えない

Googleドキュメントで作成された文章データは全て即座にGoogleが管理するクラウドに保存されます。そのためパソコンがクラッシュしても文章データが失われることはありません。仮にHDDなどの記憶デバイスが機能を停止し二度と利用できなくなっても、他のパソコンでGoogleドキュメントにアクセスできればデータを取り出せます。

自動保存の機能がある

Googleドキュメントに打ち込まれた文章や文字はエンターキーが押された直後にクラウドに自動的に保存されます。Wordは一定間隔で実行される自動保存しかありませんからパソコンのクラッシュに対してはGoogleドキュメントの方が堅牢です。動作が不安定な環境でも安心して文章が作成できます。

音声入力ができる

Googleドキュメントはパソコンにマイクが接続されていれば音声入力が可能です。音声入力をアクティブにするショートカットキーもしくはメニューのツールから「音声入力」を選ぶことで音声入力ができます。キーボード入力よりも高速な文章作成が可能で、腱鞘炎になるリスクがほとんどないため、これからの文章作成には必要不可欠な機能です。

Googleドキュメントのデメリット

従来の文章作成ツールの正常進化と言えるGoogleドキュメントですが、いくつか気を付けるべきデメリットがあります。取り上げるデメリットは2つのみですが、いずれも知らないと文章作成に支障をきたすものです。自身の仕事に利用した場合に問題にならないか確認してください。

テンプレートや枠などの装飾ができない

Googleドキュメントはテンプレートや表などの枠をカスタマイズできません。Wordでは作成した表の枠を二重線や破線などに細かく変更できるだけに、Googleドキュメントも対応するかとユーザーから期待されていますが対応する様子はありません。

インターネット環境が必要

Googleドキュメントは文章作成という極めて基本的な機能を提供していますが、Webアプリケーションという性質上、パソコンがインターネットに接続されていないと満足に利用できません。オフラインで利用しようとしてもGoogleドキュメントのWebページを開けませんから対処しようがありません。

Wordのメリット

Googleドキュメントの最大のライバルであり、文章作成ツールとして世界最大のシェアを持つマイクロソフトのWord。Googleドキュメントと比較して、いったいどんな点が優れているのでしょうか。Wordのメリットを解説します。

作成した通りに文書を印刷することが可能

Wordは同じマイクロソフトが開発したWindowsで動作するスタンドアロンアプリケーションです。そのためWindowsとの連携は完成度が高く、Googleドキュメントよりも表示されたままを用紙に印刷できます。印刷オプションも豊富ですから、作成した文章を紙に印刷したい場合はWordが有利です。

豊富な文書テンプレートがある

Wordには文章のひな形として使えるテンプレート機能があります。「ビジネス」「チラシ」「履歴書と添え状」など様々なシーンで利用される文章のひな形が用意されているため、1から文章を作成するよりも楽できます。ものによってはビジネスの現場で広く利用されているものもあり、Wordの欠かせない機能のひとつです。

校閲を行いやすい機能がある

複数の人間が手分けして文章を作成する際に必要になる校閲がWordではやりやすくなっています。添削コメントを連絡先を付けて挿入する機能に加えて、添削の詳細が全て記録される添削履歴機能を利用できます。誰がどこをいつ修正したのかすぐ分かります。

Wordのデメリット

Wordは長い時間をかけて機能を洗練させてきた文章作成ツールのデファクトスタンダードですが、欠点が無いわけじゃありません。数少ない欠点はパソコンユーザーなら誰でも知っているものですが、確認も兼ねてここで紹介します。

インストールが必要

Wordはスタンドアロンアプリケーションですから利用するにはインストールが必要になります。Wordが含まれるOffice2019が必要とするディスクスペースは4GBです。Googleドキュメントはインストールを必要としませんからディスクスペースを消費することはありません。

無料で使用できない

Wordは有料アプリケーションで、料金は15,000円ほどです。パッケージ版とオンラインコード版がありますが、いずれにしても継続して利用するには料金を支払う必要があります。インターネットに接続されていれば誰でも無料で利用できるGoogleドキュメントに比べると大きなデメリットです。

GoogleドキュメントとWordの互換性について

Googleドキュメントは様々なファイル形式で作成した文章データをダウンロードできます。そのファイル形式のなかにWord形式も含まれます。Wordファイルの読み込みにも対応しているため互換性は高いです。しかし、Wordが提供する全ての機能に対応しているわけではないので正しく読み込めないケースも少なくありません。

Googleドキュメントの文章を崩さずにWordで使える?

Googleドキュメントで作成した文章データをWordで使うことは可能です。Googleドキュメントのファイルダウンロード機能を使って文章データをWord形式に変換してパソコンに保存し、それをWordで開くだけです。GoogleドキュメントからWordへ変換する場合、文章が崩れることはほとんどありません。しかし、逆はよく崩れてしまうことがあります。

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